Organiser un événement réussi en louant des jeux d’arcade
L’organisation d’un événement demande du temps et nécessite une réelle planification pour être un succès. Il est donc essentiel d’anticiper l’intégralité des tâches à réaliser. Plus vous aurez de temps pour organiser votre événement, plus il aura de chance d’être réussi. Il vous faudra définir les différentes caractéristiques de votre événement, mais également les animations que vous souhaitez proposer à vos invités, dont la location de jeux d’arcade. Cela vous évitera également un coup de stress supplémentaire, dû au possible rush.
Voici quelques conseils pour organiser un événement réussi, grâce à la location de jeux d’arcade.
Organiser un événement réussi : les étapes
Pour vous rapprocher de l’événement parfait et pour assurer sa réussite, il est essentiel de prendre en compte les étapes suivantes.
Définir les objectifs et la nature de l’événement
Lorsqu’on décide de mettre en place un événement, il est important de définir ses principaux objectifs, c’est ce qui va permettre de constituer votre événement sur une base solide. Dans ce cas, il faut se poser les bonnes questions :
- Pourquoi je veux organiser un événement ?
- Quel budget je souhaite allouer à cet événement ? Est-ce que j’ai un budget imposé, ou est-ce que j’ai un budget flexible ?
- Pour qui je le fais ? Des ami(e)s ? De la famille ? Mon entreprise ?
- Pour combien de personnes ?
- Quel type d’événement je souhaite organiser ? Des remerciements ? Une fête ? Un séminaire ? Un team building ? Un repas ? Une conférence ?
Les solutions sont nombreuses et variées, et dépendent d’abord de vos besoins. Plus les objectifs seront précis, plus vous aurez la possibilité de les atteindre.
Définir les objectifs permet ensuite de déterminer quand, où et comment sera organisé votre événement.
Fixer la date et l’heure de l’événement
Pour concrétiser votre événement, il faut bien évidemment fixer une date et une heure, destinées à sa réalisation. Tâche à réaliser le plus tôt possible (au moins 3 mois avant), afin de vous laisser de temps de vous organiser, et d’informer les participants.
Il peut être intéressant de faire le choix de la date en fonction des disponibilités de votre cible. Évitez les vacances, les jours fériés et les ponts, période durant laquelle de nombreuses personnes ne sont pas présentes.
Vérifiez également le calendrier, pour vous assurer qu’il n’y ait pas d’événement similaire, destiné à la même cible la même journée.
Évitez aussi les jours d’événements sportifs. S’il y a un match important, ou la finale d’un tournoi, certains préfèreront rester chez eux pour supporter leur équipe préférée.
Ainsi, vous pourrez regrouper un maximum de participants et faire de votre événement un succès.
Cette étape est à réaliser en même temps que le choix du lieu, puisqu’il est essentiel de s’assurer de la disponibilité du lieu à la date choisie.
Choisir le lieu de l’événement
Le choix du lieu est également une étape importante. Il constitue une partie de l’image que vous allez dégager.
Pour qu’il soit parfait, ou plutôt qu’il se rapproche de la perfection, il faut étudier plusieurs solutions, et vérifier la qualité des lieux qui vous intéressent. Le mieux est qu’il soit proche de l’endroit où vos participants vivent, pour que ce ne soit pas un frein à leur participation. Une fois l’intégralité des lieux visités, il ne vous reste plus qu’à choisir celui qui vous paraît le plus adéquat.
Enfin, il ne vous reste plus qu’à l’équiper des outils nécessaires (chaises, tables, verres, etc.) et de le décorer.
Préparer l’événement
Dès que vous avez fixé la date et le lieu de votre événement, vous n’avez plus qu’à préparer le programme et les animations que vous souhaitez proposer à vos invités.
Vous devez être en mesure d’expliquer de manière détaillée chaque moment de l’événement. Cela passe par la location ou l’achat de matériel, la préparation du buffet, l’accueil des participants, les prestations proposées, la prise de contact avec les serveurs, etc. Pour cela, nous vous conseillons de rédiger une “TO DO list” qui permettra de bien planifier l’événement et de ne rien oublier. Vous pourrez ainsi répartir les différentes tâches entre les membres de votre équipe, et être, par conséquent, plus productif.
L’événement doit être le plus parfait possible. Il doit permettre aux convives de ne pas s’ennuyer, et d’éviter qu’ils trouvent le temps long.
Communiquer sur l’événement
Une fois les l’événement préparé, il ne vous reste plus qu’à communiquer.
La première étape et celle de l’envoi des invitations. Elle doit se faire le plus rapidement possible (1 mois à l’avance) pour éviter que vos invités ne prévoient autre chose. Elle doit également donner envie à vos convives d’y participer. Pour cela, différentes solutions s’offrent à vous :
- Envoyer des courriers : ça reste la méthode la plus classique pour faire savoir à vos invités qu’ils sont conviés à votre événement.
- Envoyer des mails : cette méthode est équivalente à la première, mais elle est plus rapide et moins coûteuse. Cependant, vous devez prendre en compte qu’elle fait plus impersonnelle. Il est donc important de réfléchir aux avantages et désavantages qui la compose.
- Créer un groupe dédié à votre événement sur les réseaux sociaux : aujourd’hui c’est l’une des méthodes les plus utilisées. Elle est rapide et efficace. Toutes les informations liées à l’événement sont rassemblées (date, heure, thème, etc.), et les invités peuvent directement annoncer s’ils vont participer ou non.
Ensuite, il est essentiel de communiquer sur cet événement. Pour cela, vous pouvez :
- Créer une page dédiée à votre événement sur les réseaux sociaux : de la même manière que la création d’un groupe, cela vous permettra d’y publier toutes les informations liées à l’événement : l’avancement de la préparation, les intervenants, les animations prévues, etc.
- Réaliser de petites vidéos mettant en scène la préparation de votre événement :
En mettant en oeuvre ces différentes étapes, il vous sera facile d’organiser un événement à succès.
Louer des jeux d’arcade, pour un événement réussi
Un jeu d’arcade, qu’est-ce que c’est ?
Par définition, un jeu d’arcade est une machine électronique qui permet de jouer à des jeux vidéos. Les jeux vidéos sont en général constitués de niveaux courts, avec une difficulté qui augmente rapidement lorsqu’un niveau est réussi. C’est le principe même de l’arcade, dans lequel le joueur doit payer pour continuer sa partie.
Communément équipés de monnayeur, ils ont la particularité d’être payants. Cependant, il est possible d’en trouver disponibles en “free play”, avec un nombre de parties gratuites illimitées.
Le plus souvent, les jeux d’arcade sont mis à disposition du public dans différents lieux tels que : des salles de jeux, des bars, des bowlings, des cinémas, des centres commerciaux, etc. Mais ils peuvent également être installés dans des bureaux, des salles de réunion, ou encore lors de l’organisation de team building.
Parmi les jeux d’arcade, on compte :
- Les bornes d’arcade ;
- Les flippers ;
- Les baby-foots ;
- Les air hockey, et bien d’autres jeux.
À vous de déterminer lesquels vous préférez.
Où louer des jeux d’arcade ?
En animant vos événements avec des jeux d’arcade, c’est un authentique retour en enfance qui est proposé à vous et vos convives. Si vous êtes un(e) passionné(e) de rétrogaming, vous pourrez grâce aux jeux d’arcade, revivre vos meilleurs souvenirs et les sensations d’antan.
Avoir l’ambition de louer des jeux d’arcade c’est bien, mais savoir vers quel prestataire se tourner c’est mieux.
Locarcade est une entreprise spécialisée dans la location événementielle de jeux et de divertissement depuis 10 ans. Elle propose à ses clients la location de diverses jeux d’arcade, tels que : des bornes d’arcade, des flippers, des baby-foots, des paniers de basket ou encore des consoles de jeux vidéos.
Replonger dans les salles d’arcade aux ambiances vintage est maintenant possible, et vous permet d’offrir à vos invités un moment unique et original. Alors, n’hésitez plus !
Contactez-nous par téléphone au 01 74 50 03 51
